Czym jest biała lista? Jak szukać podatników VAT? Jakie informacje znajdziesz na białej liście?

Co to jest biała lista?

Dotychczas Ministerstwo Finansów stosowało trzy odrębne rozwiązania, pozwalające na ustalenie podatkowego statusu kontrahentów.

Od 1 września 2019 r. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej jeden wykaz podatników VAT, tzw. białą listę.

W rezultacie w jednym miejscu znajdziesz wszystkie dane o twoim kontrahencie. Dane te potrzebne są do prowadzonej przez ciebie działalności gospodarczej, ponieważ przestrzegając prawa podatkowego będziesz, musiał często z nich korzystać.

Gdzie znajdziesz białą listę?

Biała lista jest udostępniana w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Poniżej znajdziesz link do strony:

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Dostęp do wykazu jest możliwy także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

Wydaje się, że będziesz musiał często z nich korzystać, dlatego warto zapisać sobie te strony w zakładkach przeglądarki.

Co sprawdzisz na białej liście?

– sprawdzenie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona,

– poznanie podstawy prawnej odmowy dokonania rejestracji jako podatnika VAT lub wykreślenia z rejestru jako podatników VAT,

– weryfikację numeru rachunku bankowego, na który należy zapłacić kontrahentowi.

Bezsprzecznie wszystkie powyższe informacje będą Ci pomocne, ponieważ biała lista jest wiarygodnym ich źródłem.

Po pierwsze otrzymując fakturę od swojego kontrahenta musisz przede wszystkim sprawdzić czy jest on zarejestrowanym podatnikiem VAT.

Po drugie na pewno będziesz musiał korzystać z białej listy by upewnić się, że na fakturze kontrahenta wskazany jest ten sam rachunek bankowy, który widnieje na białej liście. To bardzo ważne, ponieważ uiszczając zapłatę kontrahentowi na rachunek inny, niż wskazany na białej liście, możesz narazić się na przykre konsekwencje.

Wg jakich kryteriów wyszukiwania znajdziesz podmiot na białej liście?

Stosując to nowe narzędzie, możesz sprawdzić, czy podmiot znajduje się w wykazie na dzień wybrany przez ciebie, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.

Informacje zamieszczone w białej liście możesz wyszukiwać według wybranych przez ciebie danych wskazanych w wyszukiwarce: 

  • NIP lub
  • REGON lub
  • Numeru konta (rachunku bankowego) lub
  • Nazwy podmiotu (firmy).

W rezultacie nie musisz znać wszystkich danych podmiotu. Tylko jedna wiarygodna informacja wystarczy, ponieważ biała lista pokaże pozostałe dane identyfikacyjne wyszukiwanego przez ciebie podmiotu.

Jak szukać podmiotu według nazwy?

Podczas gdy wpisując fragment nazwy podmiotu, system pokazuje pasujące wyniki, spośród których możesz wybrać właściwą firmę, to w odniesieniu do osób fizycznych sytuacja wygląda nieco odmiennie.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu „Nazwa podmiotu” zamiast nazwy musisz wpisać imię i nazwisko przedsiębiorcy, ponieważ firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko (Art. 432 § 1 Kodeksu cywilnego).

Jeśli wpiszesz wyłącznie nazwę, bez imienia i nazwiska przedsiębiorcy, pojawia się komunikat: „Nie figuruje w rejestrze VAT”.

Na przykład wpisując nazwę firmy „LERNUM Centrum Szkoleń”, prowadzoną przez osobę fizyczną, na białej liście pojawia się wspomniany wyżej komunikat: „Nie figuruje w rejestrze VAT”

Jeśli wpiszemy imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność gospodarczą,
np.: ANNA KRÓL-BŁAŻEJEWSKA, na wykazie pojawia się informacja:

Oczywiście nie ma znaczenia, czy wpisujemy małe czy wielkie litery.

Potwierdzenie możesz wydrukować. I chociaż wydaje się, że nie ma powodów, dla których koniecznie musisz drukować potwierdzenie, to jednak wydruk będzie stanowił dowód na to, że przeprowadziłeś weryfikację danych swojego kontrahenta.

Wykaz podatników VAT zawiera następujące dane podatników:

  • firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
  • status podmiotu:
    • w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
    • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
  • numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
  • numer PESEL, o ile podmiot posiada;
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.

Kiedy biała lista nie będzie zawierała niektórych danych?

W odniesieniu do podatników, do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT, rejestr nie będzie zawierał numeru rachunku rozliczeniowego.

W przypadku podatników czynnych i przywróconych do rejestru oraz tych, którzy zostali wykreśleni z uwagi na zawieszenie działalności gospodarczej, rejestr nie będzie wskazywał numeru PESEL oraz danych osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, prokurentów i wspólników.

Lernum

Anna Król-Błażejewska